Polityka prywatności

01Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Dane przetwarzamy zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz ustawą Prawo komunikacji elektronicznej.

02Jakie dane przetwarzamy

Przetwarzamy wyłącznie dane, które są potrzebne do obsługi Twojej sprawy. Najczęściej są to:

• dane kontaktowe - imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy lub instytucji, stanowisko;
• dane związane z umową i obsługą - adres instalacji urządzenia, model i numer seryjny urządzenia, stany liczników, treść zgłoszeń serwisowych i zamówień materiałów eksploatacyjnych;
• dane rozliczeniowe - dane do faktury (np. NIP firmy, adres);
• dane techniczne - adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, informacje zapisywane w plikach cookies, logi serwera.

Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie (e-mail, telefon, spotkanie) lub od Twojego pracodawcy albo kontrahenta, jeśli jesteś osobą wskazaną do kontaktu w ramach umowy. W tym drugim przypadku przetwarzamy tylko Twoje służbowe dane kontaktowe.

03Cele i podstawy prawne

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

04Okres przechowywania

• zapytania i oferty - do czasu zakończenia korespondencji, a gdy nie dojdzie do zawarcia umowy, nie dłużej niż 12 miesięcy;
• dane związane z umową - przez czas trwania umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą, licząc do końca roku kalendarzowego);
• dokumenty księgowe - 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
• marketing - do czasu wniesienia sprzeciwu lub wycofania zgody;
• pliki cookies - zgodnie z okresem wskazanym w banerze cookies lub do czasu ich usunięcia w przeglądarce.

05Odbiorcy danych

Twoje dane mogą zostać przekazane wyłącznie podmiotom, które pomagają nam prowadzić działalność, i tylko w niezbędnym zakresie:

• dostawcom hostingu, poczty e-mail i usług IT;
• biuru rachunkowemu i doradcom prawnym;
• firmom kurierskim i transportowym (dostawa urządzeń i materiałów);
• producentom urządzeń, których jesteśmy autoryzowanym partnerem (Epson, Ricoh) - w zakresie potrzebnym do obsługi gwarancji, rejestracji urządzeń i serwisu;
• firmom leasingowym i finansującym - jeśli korzystasz z finansowania;
• dostawcom narzędzi używanych na stronie i w obsłudze klienta (np. Google, TeamViewer);
• organom publicznym - gdy wymagają tego przepisy prawa.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich innym firmom do ich własnych celów marketingowych.

06Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy usług (np. Google LLC, Meta Platforms, LinkedIn) mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w USA. W takich przypadkach transfer odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

07Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania (poprawienia) danych;
• usunięcia danych, gdy nie ma już podstawy do ich przetwarzania;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych - gdy przetwarzamy je na podstawie umowy lub zgody;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu;
• wycofania zgody w dowolnym momencie - bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Aby skorzystać ze swoich praw, napisz do nas na adres podany w punkcie 1. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.

08Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne, aby odpowiedzieć na zapytanie, przygotować ofertę, zawrzeć i wykonać umowę lub obsłużyć zgłoszenie serwisowe. Podanie danych do faktury jest wymogiem ustawowym.

09Zdalna pomoc (TeamViewer)

Na stronie udostępniamy do pobrania narzędzie zdalnej pomocy TeamViewer. Połączenie zdalne nawiązujemy wyłącznie na Twoją prośbę i po przekazaniu nam przez Ciebie identyfikatora sesji. W trakcie sesji nasz technik widzi ekran Twojego komputera i może wykonywać na nim czynności niezbędne do rozwiązania problemu. Sesję możesz zakończyć w każdej chwili.

Przed połączeniem zamknij dokumenty i aplikacje, których nie chcesz pokazywać. Dostawcą narzędzia jest TeamViewer Germany GmbH, który przetwarza dane techniczne połączenia (np. adres IP, identyfikator urządzenia) zgodnie ze swoją polityką prywatności.

10Media społecznościowe

Prowadzimy profile firmowe na Facebooku i LinkedInie. Linki do nich na naszej stronie są zwykłymi odnośnikami - samo wyświetlenie strony nie przekazuje Twoich danych tym serwisom. Po przejściu na profil obowiązują zasady prywatności danego serwisu. Jeśli wchodzisz w interakcje z naszym profilem (np. komentujesz, piszesz wiadomość), jesteśmy współadministratorem Twoich danych razem z operatorem serwisu w zakresie statystyk profilu i odpowiadamy na wiadomości na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

11Pliki cookies

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu podczas korzystania ze strony. Używamy ich w następujących kategoriach:

• niezbędne - zapewniają prawidłowe działanie strony i zapamiętują Twój wybór w banerze cookies; nie wymagają zgody;
• funkcjonalne / treści zewnętrzne - np. mapa Google Maps na stronie Kontakt; ładuje się dopiero po Twojej akceptacji;
• analityczne - pomagają nam zrozumieć, jak korzystasz ze strony (Google Analytics 4); działają tylko po wyrażeniu zgody.

Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać w ustawieniach cookies dostępnych na stronie, a także usunąć pliki cookies lub zablokować ich zapisywanie w ustawieniach przeglądarki. Ograniczenie plików niezbędnych może utrudnić korzystanie z niektórych funkcji strony.

12Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, m.in. szyfrowane połączenie SSL/TLS na stronie, kontrolę dostępu do danych tylko dla upoważnionych pracowników, kopie zapasowe oraz zobowiązanie pracowników i współpracowników do zachowania poufności.

13Zmiany polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana, np. w związku ze zmianą przepisów lub narzędzi używanych na stronie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej podstronie, a data jej obowiązywania jest podana na górze.