Udoskonalenie obsługi klienta dzięki scentralizowanemu zarządzaniu dokumentami od Ricoh

data dodania:2016-03-08

W przypadku wielu różnych drukowanych i elektronicznych dokumentów rozprowadzanych wewnątrz firmy, ręczne wyszukiwanie istotnych informacji zajmuje pracownikom dużo czasu. W rezultacie obsługa klienta, jak i bezpieczeństwo informacji są na niskim poziomie - wiąże się z tym również utrata pieniędzy spowodowana niską produktywnością pracowników.

Rozwiązanie oferowane przez Ricoh udostępnia scentralizowany cyfrowy magazyn, w którym można niezwykle szybko rejestrować, przechowywać i przeglądać ponad 300 rodzajów plików. Dzięki szybkiemu pozyskiwaniu informacji z wielu różnych baz danych, dział obsługi klienta może znacznie szybciej zdobyć odpowiednie informacje i udzielić odpowiedzi.

Rejestrowanie dokumentów w formie indeksowanych plików elektronicznych pozwala na ich łatwe wyszukanie, zarządzanie i przechowywanie w zabezpieczonych folderach z szybkim dostępem dla osób upoważnionych.

Te nowe, usprawnione procesy prowadzą do oszczędności czasu, zwiększenia wydajności oraz zmniejszenia kosztów, dzięki bezpiecznemu, nadzorowanemu środowisku pracy. Mniej czasu poświęca się na wyszukiwanie informacji, a więcej na szukanie nowych klientów.

• Szybsze udzielanie odpowiedzi klientom dzięki dostępowi na bieżąco do aktualnych informacji.
• Łatwe opatrywanie dokumentów adnotacjami i przemieszczanie ich pomiędzy zabezpieczonymi folderami elektronicznymi.
• Oszczędność czasu i kosztów dzięki ograniczeniu ręcznego indeksowania dokumentów do minimum.
• Wyszukiwanie i przeglądanie ponad 300 rodzajów plików.
• Lepsze zabezpieczenia, większa zgodność z przepisami prawnymi i lepsze referencje środowiskowe.

Korzyści

Oszczędność czasu i wzrost wydajności

• Scentralizowany cyfrowy magazyn pozwala na centralną rejestrację, przechowywanie i dostęp do wielu różnych rodzajów plików.

Szybkie i precyzyjne pozyskiwanie dokumentów

• Dokumenty drukowane i elektroniczne są rejestrowane i przekształcane w łatwy do wyszukania, indeksowany format.

Ograniczenie ręcznego indeksowania do minimum

• Pełna lub strefowa opcja optycznego rozpoznawania znaków (OCR) pozwala ograniczyć czasochłonne indeksowanie ręczne do minimum.

Zapewnienie poufności informacji związanych z klientami

• Zintegrowane zabezpieczenia oparte na przypisanych uprawnieniach zapewniają dostęp do informacji wyłącznie upoważnionym osobom.

Zwiększona zgodność z przepisami prawnymi

• Zarządzanie wersjami, z logowaniem / wylogowywaniem oraz nadzorem nad nieprawidłowościami* pomaga uzyskać zgodność z prawnymi wymaganiami oraz zapewnia stosowanie wyłącznie aktualnych dokumentów.
*Dostępne z opcją serwera