Co to jest DigiDocFlow?

DigiDocFlow umożliwia tworzenie cyfrowego archiwum bezpośrednio przez skanowanie za pomocą urządzenia wielofunkcyjnego Ricoh. W trzech prostych krokach dokumenty są skanowane, a następnie inteligentnie zapisywane w sieci na przykład jako przeszukiwalne pliki PDF. Wystarczy umieścić dokument w podajniku urządzenia, wybrać zdefiniowany wcześniej szablon i nacisnąć Start. Jedną z największych zalet przeszukiwalnych plików PDF jest możliwość ich szybkiego odnajdywania z dowolnej stacji roboczej pracującej w sieci, poprzez wyszukiwanie według słów kluczowych lub fragmentu tekstu.

Po prostu rozpocznij pracę

DigiDocFlow był tworzony z perspektywy użytkownika. Dokumenty mogą być skanowane bez potrzeby instalowania oprogramowania na stacjach roboczych. DigiDocFlow jest oprogramowaniem pośredniczącym, instalowanym na niededykowanym serwerze. Dzięki temu Użytkownicy nie wymagają długotrwałego szkolenia, gdyż pracują z urządzeniem, które już znają.

Łatwe i bezpieczne skanowanie za pomocą DigiDocFlow i Equitrac

Equitrac oraz DigiDocFlow tworzą wydajne połączenie pozwalające na personalizację skanowania. Użytkownik loguje się na urządzeniu za pomocą karty pracowniczej lub osobistego kodu. Po dokonaniu autoryzacji informacje o Użytkowniku są przesyłane do DigiDocFlow. Dzięki temu Użytkownik może skanować bezpośrednio do swoich miejsc docelowych, takich jak na przykład katalog domowy czy e-mail bez podawania dodatkowych informacji. Można również definiować grupy Użytkowników. W takim przypadku oprócz skanowania do własnego katalogu domowego lub e-maila Użytkownik ma dostęp do szablonów skanowania ustalonych w Active Directory. Ta funkcjonalność ułatwia określenie, którzy użytkownicy mogą korzystać ze zdefiniowanych szablonów.

Co robi użytkownik?

Użytkownik podchodzi do urządzenia i określa czynności, które DigiDocFlow ma wykonać:
• Użytkownik pracuje z aplikacją DigiDocFlow wyłącznie za pośrednictwem wyświetlacza urządzenia.
• Użytkownik wybiera szablon przetwarzania odpowiedni do skanowanego dokumentu:
  - Predefiniowany szablon.
• Użytkownik loguje się na urządzeniu za pomocą karty pracowniczej lub kodu osobistego, a następnie wybiera:
  - Osobisty szablon przetwarzania.
  - Skanowanie bezpośrednio do katalogu domowego.
  - Skanowanie bezpośrednio do osobistej skrzynki e-mail.
• Po wybraniu odpowiedniego szablonu Użytkownik może określić miejsce docelowe, do którego chce zapisać dokument: - Folder sieciowy systemu Windows.
  - Aplikacja finansowa, CRM, ERP, system zarządzania dokumentami itp. - można wybrać miejsce z listy pobieranej przez urządzenie z aplikacji.

Co robi DigiDocFlow?

• Inteligentne katalogowanie skanowanych dokumentów: DigiDocFlow zapisuje dokumenty w wybranej lokalizacji systemu Windows lub aplikacji finansowej, CRM, ERP, systemu zarządzania dokumentami itp.
• Rozpoznawanie kodów kreskowych: DigiDocFlow czyta wiele rodzajów czcionek kodów kreskowych. Ta funkcjonalność może być wykorzystana do skanowania partii dokumentów, a także do wprowadzania za pomocą kodów kreskowych informacji, które Użytkownik wprowadza zwykle za pośrednictwem wyświetlacza urządzenia.
• Skanowanie do wielu miejsc docelowych jednocześnie.
• Dodawanie zabezpieczeńPDF do skanowanych dokumentów, na przykład szyfrowania lub ochrony hasłem.
• Dodawanie stempli bates do dokumentów: są to cyfrowe stemple wykorzystywane do plików PDF. Tekst stempla staje się trwałą częścią pliku PDF, której nie można skasować ani zmienić.
• Zapisywanie skanowanych dokumentów w wybranym formacie pliku: pdf, doc, jpg czy xls.