Co to jest PROGMATE DOCs?

PROGMATE DOCs to system, za pomocą którego przedsiębiorstwo może zastąpić dokumenty papierowe elektronicznymi, a także znacząco zwiększyć efektywność zarządzania poprzez monitorowanie procesów biznesowych i nadzór zadań pracowników.

PROGMATE DOCs składa się on z następujących modułów:
• zarządzanie dokumentami - rdzeń systemu, który umożliwia zarządzanie dokumentami, ich przechowywanie, opisywanie oraz wyszukiwanie,
• magazyn - pozwala na monitorowanie miejsca przechowywania wersji papierowej dokumentu elektronicznego,
• poczekalnia - zarządza kanałami, przez które dokumenty są wprowadzane do systemu,
• workflow (procesy) - odpowiada za obieg dokumentów w przedsiębiorstwie, umożliwia także modelowanie procesów biznesowych,
• integracja - umożliwia łączenie dokumentów z danymi z innych systemów,
• raporty - ułatwiają przygotowywanie sprawozdań z realizacji zadań wykonywanych przez użytkowników systemu lub sporządzają statystyki stanu dokumentów w firmie.

Rozwiązania systemowe w pigułce

Znalezienie dokumentu nie musi oznaczać przeszukiwania stosu segregatorów! PROGMATE DOCs gwarantuje szybki dostęp do dokumentów, ponieważ każdy z nich posiada opis, zawierający określone informacje, takie jak np.: klasy dokumentów, numer, tytuł, atrybuty, słowa kluczowe. Szybki dostęp do dokumentów to bardziej efektywna praca. System jest wyposażony w dwa typy wyszukiwania: proste i zaawansowane, umożliwiające równoczesne korzystanie z wielu kryteriów.

Korespondencja papierowa? To nie problem.

Schemat wprowadzania dokumentów do elektronicznego repozytorium za pomocą systemowej poczekalni, pozwala na ich wprowadzenie w sposób jednolity dla wszystkich użytkowników. E-mail, skanery, faksy, OCR to narzędzia, które wykorzystywane są przez PROGMATE DOCs w celu ułatwienia pracy.

Dokument znalazł się w systemie i co dalej?

System został wyposażony w przejrzysty i przyjazny edytor, dzięki któremu użytkownik projektuje procesy obiegu dokumentacji. Maja one charakter diagramu punktowego. Diagram przedstawia wszystkie czynności, których dokonuje się na dokumentach. Można na nim prześledzić obieg dokumentu od pierwszej do ostatniej fazy. Każdy z uczestników procesu jest informowany o oczekujących zadaniach za pomocą stosownego widoku.

A w dokumentach ciągłe zmiany, poprawki...

W systemie PROGMATE DOCs każda dokonana i zapisana zmiana skutkuje utworzeniem nowej wersji dokumentu, która zawiera informacje o autorze zmian. Wszystkie wersje dostępne są w historii wersji dokumentu. Dzięki temu, w przypadku stwierdzenia błędów, zawsze istnieje możliwość przywrócenia poprzednich wersji. System sprawuje kontrole nad zmianami w metadanych dokumentów np.: zmiany atrybutów, tytułu itd., które są zapamiętywane wraz z wartościami i informacja o osobie dokonującej zmiany.

Nad papierem również trzeba zapanować!

W systemie stworzono organizacje fizycznego magazynu, w którym przechowuje się papierowe oryginały. Opracowano tez mechanizm wysyłek, za pomocą których użytkownicy przekazują miedzy sobą dokumenty. Dużym ułatwieniem przy ich organizowaniu jest możliwość skorzystania z kodów kreskowych, które są automatycznie generowane przez system i którymi dokumenty są oznaczone. Ponadto w magazynie istnieje możliwość nadawania uprawnień do poszczególnych pozycji magazynowania (odczyt, zapis, administracja).

Wygoda korzystania z wielu aplikacji.

PROGMATE DOCs w ramach systemu oferuje zintegrowane narzędzia do edycji dokumentów. Współpracuje z zewnętrznymi pakietami biurowymi, takimi jak: Microsoft O* ce i Open O* ce z poziomu interfejsu użytkownika (Live Edit). Dodatkowo, system zintegrowany jest z pakietem Acrobat Reader oraz przeglądarkami i innymi edytorami. Pozwala to na przeglądanie i edytowanie dokumentów bez konieczności stosowania różnych aplikacji czy zapisywania ich na dysku twardym do późniejszej edycji.

Systemy informatyczne rozmawiają ze sobą.

System PROGMATE DOCs posiada moduł integracji, który umożliwia powiązanie dokumentów z danymi pochodzącymi z innych systemów wykorzystywanych w firmie. Wśród takich danych mogą znajdować sie informacje np.: o kontrahentach, pacjentach, pracownikach.

Korzysci płynące z wdrożenia PROGMATE DOCs:

• centralne archiwum dokumentów w systemie,
• wysoki poziom bezpieczeństwa dokumentów i informacji w nich zawartych,
• dostęp do dokumentów i zadań z dowolnego miejsca na świecie,
• pełna historia dokumentów (edycja, zapis, przekazywanie, przemieszczanie, zmiana cech itd.) i wykonywanych zadań (jaki użytkownik, kiedy, czy w terminie),


• wersjonowanie dokumentów, procesów, raportów eliminuje problem nadpisania i utraty danych,
• dzięki możliwości porównywania ze sobą dokumentów, w łatwy sposób można zidentyfikować zmiany w wersjach poszczególnych dokumentów,
• automatyczne dodawanie dokumentów na wiele sposobów,
• kontrola nad usuwanymi dokumentami dzięki ich dwupoziomowemu usuwaniu,


• szybszy i bardziej efektywny przepływ informacji w firmie,
• oszczędność czasu, wzrost wydajności i poprawa komfortu pracy dzięki rozbudowanemu i zaawansowanemu wyszukiwaniu, zapewniającemu łatwy dostęp do przetworzonych danych i informacji oraz możliwość przeszukiwania dokumentów po treści w nich zawartej,
• możliwość edycji istniejących raportów i tworzenia własnych,
• zaawansowany system uprawnień dostępu dla dokumentów, katalogów, procesów, raportów,


• możliwość implementacji własnych formularzy w systemie,
• ustalenie osoby odpowiedzialnej za dany dokument to kwestia chwili,
• kontrola terminowości wykonywania zadań,
• poprawa komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa,


• eliminacje niedomówień i spekulacji dzięki historii zdarzeń systemowych,
• redukcja szumów informacyjnych i kosztów operacyjnych,
• szybki dostęp do informacji, gdzie znajduje się papierowa reprezentacja dokumentu elektronicznego,
• możliwość monitorowania w systemie przekazywania papierowych oryginałów dokumentów,


• brak potrzeby drukowania i rozpowszechniania dokumentów papierowych w firmie,
• możliwość szybkiego importu i eksportu metadanych systemowych,
• możliwość instalacji platformy na dowolnej ilości stacji roboczych,
• możliwość założenia w platformie dowolnej ilości kont użytkowników systemu.